Jawność wynagrodzeń w 2025 r. Nowe obowiązki pracodawców w procesie rekrutacji
Transparentność wynagrodzeń w polskim porządku prawnym staje się faktem. Nowe przepisy mają na celu wzmocnienie zasady równej płacy za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości oraz walkę z dyskryminacją. Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), która weszła w życie 24 grudnia 2025 roku, stanowi pierwszy etap implementacji unijnej dyrektywy 2023/970. W obecnym kształcie nowelizacja ogranicza się wyłącznie do obszaru rekrutacji pracowników. Kolejne zmiany, wynikające z drugiego etapu wdrażania dyrektywy, mają zostać uchwalone do czerwca 2026 roku.
Nowe obowiązki w rekrutacji: Transparentność płacowa
Kluczową zmianą jest wprowadzenie do Kodeksu pracy art. 18³ca. Nakłada on na pracodawców obowiązek przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale.
Kiedy i jak przekazać informację o wynagrodzeniu?
Pracodawca musi udostępnić te dane w postaci papierowej lub elektronicznej z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nimi, co ma zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje. Zgodnie z ustawą, informację tę należy przekazać:
- w ogłoszeniu o naborze na dane stanowisko;
- przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie zorganizował publicznego naboru lub nie podał stawki w ogłoszeniu;
- przed nawiązaniem stosunku pracy – jeśli informacja nie została przekazana na żadnym z wcześniejszych etapów.
Szerokie rozumienie wynagrodzenia i neutralne kryteria
Pojęcie „wynagrodzenia” należy rozumieć szeroko – obejmuje ono płacę zasadniczą oraz wszelkie inne świadczenia związane z pracą, przyznawane w formie pieniężnej lub niepieniężnej. Przedziały wynagrodzeń muszą opierać się na obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach. Do takich kryteriów zalicza się m.in. kwalifikacje pracownika, zakres odpowiedzialności, warunki pracy oraz wkładany wysiłek.
Neutralność płciowa ogłoszeń
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie, aby ogłoszenia o naborze oraz same nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci. Choć przepisy nie definiują precyzyjnie tego pojęcia, w praktyce oznacza to unikanie form sugerujących preferencję konkretnej płci (np. stosowanie form „osoba na stanowisku…” lub „specjalista ds. …” zamiast form żeńskich lub męskich).
O co rekruter nie może już zapytać? Zmiany w art. 22¹ KP
Nowelizacja istotnie wzmacnia pozycję negocjacyjną kandydatów. Zgodnie ze zmienionym art. 22¹ § 1 pkt 6 KP, pracodawca ma zakaz żądania od kandydata informacji o wynagrodzeniu w obecnym oraz w poprzednich stosunkach pracy. Zmiana ta ma zapobiegać powielaniu zaniżonych stawek płacowych przy zmianie miejsca zatrudnienia.
Dostęp do regulaminów wewnętrznych
Jeżeli u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, kandydat musi zostać poinformowany o ich odpowiednich postanowieniach. Pracodawca powinien zapewnić realny dostęp do tych treści, na przykład poprzez udostępnienie wyciągu z dokumentu lub przesłanie go drogą elektroniczną.
Sankcje za naruszenie nowych przepisów
Niedopełnienie obowiązków informacyjnych od 24 grudnia 2025 r. wiąże się z ryzykiem prawnym dla pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy może nakładać sankcje za naruszenia, takie jak brak informacji o wynagrodzeniu w procesie naboru czy żądanie od kandydata danych o historycznych zarobkach. Dodatkowo, nieprawidłowości w rekrutacji zwiększają ryzyko odszkodowawcze z tytułu naruszenia zasad równego traktowania.
Jak przygotować firmę?
Wdrożenie nowych przepisów wymaga weryfikacji i dostosowania dotychczasowych praktyk rekrutacyjnych. Kancelaria Legalna Adwokaci i Radcowie oferuje wsparcie prawne w zakresie:
- audytu regulaminów pracy i wynagradzania w celu sprawdzenia, czy regulują one zasady rekrutacji;
- weryfikacji ogłoszeń o pracę pod kątem neutralności płciowej i przejrzystości płacowej;
- przygotowania wzorów informacji wewnętrznych dla zespołów HR dotyczących nowych wymogów ustawowych.
Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami, aby dostosować Państwa organizację do standardów jawności wynagrodzeń obowiązujących od grudnia 2025 roku.
