Nowe uprawnienia PIP: Jak uniknąć konwersji umów na etat?

Dnia 1 stycznia 2026 r. ma wejść w życie Ustawa o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw. Projekt tej reformy, którego najnowsza wersja została opublikowana dnia 16 października 2025 r., stanowi kluczowy element realizacji zobowiązań Polski w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Jego głównym celem jest wzmocnienie Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w zakresie skutecznego egzekwowania przepisów prawa pracy oraz poprawy sytuacji osób wykonujących pracę zarobkową.

Dla przedsiębiorców i działów HR, kluczowe znaczenie ma projektowane przekształcanie umów cywilnoprawnych w stosunek pracy i związane z tym potencjalne sankcje. Niniejszy artykuł analizuje najbardziej istotne, budzące wątpliwości modyfikacje, które, jeśli projekt wejdzie w życie w obecnym kształcie, przełożą się na konieczność pilnej weryfikacji modeli zatrudnienia w każdej firmie.

1. Decyzja administracyjna PIP stwierdzająca stosunek pracy: nowy władczy instrument.

Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie do ustawy o PIP nowego, władczego instrumentu prawnego, który ma zastąpić dotychczas nieefektywną i rzadko stosowaną możliwość wnoszenia powództw do sądu pracy przez inspektorów.

Projekt przyznaje PIP, a konkretnie okręgowym inspektorom pracy (OIP), kompetencję do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy. Taka decyzja ma być wydawana w dwóch sytuacjach:

• gdy zawarto umowę cywilnoprawną (np. zlecenie, o dzieło, B2B – fikcyjne samozatrudnienie), a warunki wykonywania pracy faktycznie odpowiadają stosunkowi pracy (zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy);
• gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, nawet bez zawarcia jakiejkolwiek pisemnej umowy (zatrudnienie bezumowne).

To rozszerzenie jest kluczowe. Oznacza, że ryzyko interwencji PIP dotyczy nie tylko wadliwie nazwanych umów pisemnych, ale też przypadków braku formalizacji zatrudnienia w warunkach pracowniczych. Dzięki temu nowe uprawnienie PIP ma uzyskać znacznie skuteczniejsze narzędzie do zwalczania nieprawidłowości w zakresie doboru formy zatrudnienia.

2. Natychmiastowa konwersja umów: skutki wykonalności decyzji PIP

Z perspektywy pracodawcy, najbardziej dotkliwe mogą być zasady regulujące moment rozpoczęcia skutków prawnych decyzji o stwierdzeniu stosunku pracy PIP.

A. Skutki bieżące – natychmiastowa wykonalność

Decyzja Okręgowego Inspektora Pracy (OIP) ma podlegać natychmiastowemu wykonaniu. Wniesienie odwołania do Głównego Inspektora Pracy (GIP) ani skargi do sądu nie wstrzymuje jej wykonania w zakresie, w jakim prawo pracy wiąże je z nawiązaniem stosunku pracy.

W praktyce oznacza to, że od dnia doręczenia decyzji pracodawca będzie miał obowiązek niezwłocznie:

• wykonywać obowiązki wynikające z Kodeksu Pracy: traktować daną osobę jako pracownika, prowadzić dokumentację pracowniczą, naliczać i wypłacać wynagrodzenie oraz udzielać uprawnień pracowniczych (np. urlopy);
• realizować obowiązki publicznoprawne (bieżące): zgłosić pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz odprowadzać bieżące składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od bieżącego wynagrodzenia.

B. Skutki wsteczne – odłożone w czasie

Choć decyzja może stwierdzać istnienie stosunku pracy wstecz (od dnia jego faktycznego nawiązania), projekt przewiduje mechanizm chroniący pracodawcę przed koniecznością natychmiastowego regulowania zaległych zobowiązań publicznoprawnych (ZUS, podatek) – te skutki zostaną wywołane dopiero po dniu, w którym decyzja OIP stanie się ostateczna lub uprawomocni się wyrok sądowy.

3. Ryzyko procesowe: konsekwencje uchylenia decyzji PIP przez Sąd

Projekt ustawy wprowadza nowy przepis do Kodeksu postępowania cywilnego, który regulować ma sytuację, gdy decyzja PIP zostaje prawomocnie uchylona przez sąd (tj. sąd potwierdza, że strony nie łączył stosunek pracy).

Zgodnie z tym przepisem, nawet w przypadku prawomocnego uchylenia decyzji, uznaje się, że stwierdzony w decyzji stosunek pracy trwał od dnia doręczenia pracodawcy decyzji OIP do dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu.

Praktyczna implikacja dla przedsiębiorcy: Przez cały okres trwania sporu sądowego, pracodawca będzie prawnie zobligowany:

• traktować daną osobę jak pracownika;
• odprowadzać bieżące składki ZUS i zaliczki na PIT;
• naliczać i ewentualnie wypłacać świadczenia pracownicze.

Jeśli sąd ostatecznie uchyli decyzję, oznacza to, że pracodawca przez ten czas mógł być obciążony pełnymi obowiązkami pracowniczymi na podstawie wadliwej decyzji administracyjnej. W takim przypadku, odpowiedzialność odszkodowawcza spoczywa na Skarbie Państwa.

4. Uzupełnianie umowy i krótki termin: postępowanie odwoławcze od decyzji PIP

A. Uzupełnianie brakujących elementów umowy

Jeżeli materiał dowodowy zgromadzony przez OIP w toku kontroli nie pozwoli na ustalenie wszystkich elementów umowy o pracę, projekt ustawy wprowadza szereg domniemań prawnych. W treści decyzji, OIP wskaże:

• jako rodzaj umowy: umowa na czas nieokreślony.
• jako wymiar czasu pracy: pełny wymiar czasu pracy.
• jako wynagrodzenie za pracę: minimalne wynagrodzenie za pracę.
• jako miejsce wykonywania pracy: siedziba pracodawcy.

B. Problem krótkiego terminu i nowa ugoda sądowa

Projekt utrzymuje krótki, 7-dniowy termin na wniesienie odwołania od decyzji inspektora pracy (w tym od decyzji OIP stwierdzającej stosunek pracy) do organu II instancji (GIP). Tak krótki termin może stanowić poważne utrudnienie dla pracodawców w rzetelnym przygotowaniu argumentacji.

5. Kary i kontrole zdalne: pozostałe nowe uprawnienia PIP

Projekt reformy obejmuje również inne istotne zmiany, które mają zwiększyć skuteczność PIP i obciążenia finansowe dla przedsiębiorców.

A. Podwyżka grzywien

Zgodnie z wymogami KPO, projekt przewiduje co najmniej dwukrotne podniesienie maksymalnych wysokości grzywien:

• W Kodeksie Pracy (KP): Grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wzrosną z dotychczasowego przedziału 1000–30 000 zł do 2000–60 000 zł.
• W Postępowaniu Mandatowym: Górna granica grzywny nakładanej przez inspektora pracy wzrośnie z 2000 zł do 5000 zł, a w przypadku tzw. recydywy – do 10 000 zł.

Wprowadzone zmiany mają pełnić funkcję odstraszającą, ponieważ dotychczasowe kary PIP często były niższe niż korzyści płynące ze świadomego łamania prawa.

B. Cyfryzacja i kontrole zdalne

PIP ma uzyskać nowe uprawnienia umożliwiające prowadzenie czynności kontrolnych na odległość (kontrole zdalne):

• zdalne oględziny: Inspektor pracy będzie mógł żądać transmisji online umożliwiającej zdalne oględziny obiektów czy stanowisk pracy.
• przesłuchania zdalne: Umożliwienie zdalnego przesłuchania kontrolowanego lub świadka przy użyciu wideokonferencji.
• wymiana danych z ZUS i KAS: Uruchomienie systemu teleinformatycznego do wymiany danych między PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową.

6. Podsumowanie

Jeśli projekt ustawy o zmianie ustawy o PIP wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r., będzie to największa reforma uprawnień PIP od lat, a kluczowe dla przedsiębiorców będą trzy elementy:

1. władcza decyzja PIP: możliwość administracyjnego stwierdzenia stosunku pracy przez OIP;
2. natychmiastowa i wsteczna wykonalność: natychmiastowe obciążenie bieżącymi obowiązkami pracowniczymi i publicznoprawnymi od dnia doręczenia decyzji;
3. wysokie sankcje: drastyczne podniesienie grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Biorąc pod uwagę ryzyko natychmiastowej konwersji umów cywilnoprawnych w stosunek pracy, a także krótkie terminy odwoławcze, bezzwłoczny audyt prawny obecnych modeli zatrudnienia (umowy zlecenie, B2B) staje się dla pracodawców koniecznością.

Kancelaria Legalna Adwokaci i Radcowie specjalizuje się w obsłudze przedsiębiorców, w tym w prawie pracy i w zakresie kontroli PIP i ZUS, świadcząc wsparcie zarówno na etapie audytu prewencyjnego, jak i w trakcie postępowań administracyjnych oraz sądowych.

Potrzebujesz zweryfikować umowy cywilnoprawne i ograniczyć ryzyko kontroli PIP po planowanych zmianach? Skontaktuj się z naszym zespołem specjalistów, aby przeprowadzić audyt ryzyka zatrudnienia i przygotować Twoją firmę na potencjalne nowe regulacje.